Pflegedokumentation kostet Zeit – viel zu viel Zeit. Das ist kein Geheimnis, und es war lange auch kein Problem, das irgendjemand ernsthaft anzugehen bereit war. Bis das Bundesministerium für Gesundheit das Strukturmodell auf den Weg brachte, dessen zentrales Instrument die Strukturierte Informationssammlung – kurz SIS – ist. Die SIS Pflege ist heute in stationären und ambulanten Einrichtungen bundesweit verbreitet. Wer als Pflegefachkraft damit arbeitet oder in eine neue Stelle wechselt, sollte wissen, was dahintersteckt.
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Das Strukturmodell: vier Elemente, ein Ziel
Ein häufiges Missverständnis vorweg: Die SIS ist nicht gleichbedeutend mit dem Strukturmodell. Sie ist ein Teil davon – allerdings das zentrale. Das Strukturmodell zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation basiert auf vier aufeinander aufbauenden Elementen, die zusammen einen vollständigen Pflegeprozess abbilden.
Element 1 – Die Strukturierte Informationssammlung (SIS): Das Einstiegsgespräch mit der pflegebedürftigen Person. Die Pflegefachkraft erfasst die Sichtweise des Bewohners, seine Ressourcen, Wünsche und Gewohnheiten – und stellt diese der eigenen fachlichen Einschätzung gegenüber. Sechs Themenfelder strukturieren diesen Austausch, ergänzt durch eine Risikomatrix zu pflegesensitiven Risiken wie Dekubitus, Sturz oder Schmerz.
Element 2 – Der individuelle Maßnahmenplan: Auf Grundlage der SIS wird eine Tagesstruktur entwickelt, die festhält, welche Maßnahmen geplant sind – wann, wie und durch wen. Hier kommt häufig auch die Grundbotschaft zum Einsatz: eine kurze, individuelle Beschreibung des Bewohners, die unnötige Protokolle ersetzt und dem Team auf einen Blick zeigt, was wirklich relevant ist.
Element 3 – Das Berichteblatt: Nicht mehr jede Handlung wird dokumentiert, sondern nur noch Abweichungen vom Maßnahmenplan, veränderte Zustände oder relevante Beobachtungen. Das allein spart in vielen Einrichtungen mehrere Stunden pro Woche.
Element 4 – Die Evaluation: Findet nicht mehr nach festem Zeitplan statt, sondern dann, wenn die Pflegefachkraft es fachlich für notwendig hält – etwa bei gravierenden Veränderungen des Gesundheitszustands oder nach einem Sturzereignis.
Gemeinsam bilden diese vier Elemente einen Pflegeprozess, der deutlich schlanker ist als klassische Dokumentationssysteme – ohne dabei an Fachlichkeit oder rechtlicher Absicherung zu verlieren. Der Medizinische Dienst erkennt das Strukturmodell als Referenzrahmen für die Qualitätsprüfung in der Langzeitpflege an. Wer tiefer in die korrekte Anwendung einsteigen möchte, findet auf der offiziellen Plattform ein-STEP.de alle aktuellen Vorlagen und Schulungsunterlagen – kostenlos und für stationäre, ambulante sowie Tages- und Kurzzeitpflege getrennt aufbereitet.
Die SIS im Detail: Was beim Einstiegsgespräch wirklich zählt
Das Herzstück der SIS ist das Erstgespräch – in der Praxis häufig auch Aufnahmegespräch genannt. Es findet zwischen der Pflegefachkraft und dem Bewohner statt, im besten Fall auch mit Angehörigen. Der entscheidende Unterschied zu früheren Dokumentationssystemen: Die Sichtweise des Bewohners steht an erster Stelle.
Die sechs Themenfelder der SIS orientieren sich an dem, was für die Versorgung wirklich relevant ist: Kognition und Kommunikation, Mobilität und Bewegung, krankheitsbezogene Anforderungen und Belastungen, Selbstversorgung, Leben in sozialen Beziehungen sowie Haushaltsführung (in der ambulanten Pflege). Zu jedem Themenfeld erfasst die Pflegefachkraft sowohl die Selbsteinschätzung des Bewohners als auch ihre eigene fachliche Einschätzung. Weichen beide voneinander ab, ist das kein Problem – sondern wertvolle Information.
Die Risikomatrix am Ende der SIS fragt gezielt nach pflegesensitiven Risiken: Liegt ein Sturzrisiko vor? Besteht ein Dekubitusrisiko? Gibt es Hinweise auf Schmerzen, Mangelernährung oder freiheitsentziehende Maßnahmen? Ein einfaches Ja oder Nein reicht hier oft – und nur wenn ein Risiko bejaht wird, folgt ein vertiefendes Assessment. Das spart gegenüber der routinemäßigen Dokumentation aller Assessments erheblich Zeit.
Wie Sie die häufigsten Fehler bei der SIS-Umsetzung vermeiden und die Dokumentation wirklich alltagstauglich gestalten, beschreibt unser Artikel SIS Strukturmodell Fehler – so einfach gelingt die Umsetzung.
Grundbotschaft und Maßnahmenplan: wo die SIS konkret wird
Nach dem Einstiegsgespräch folgt die Umsetzung: Der Maßnahmenplan legt in Form einer Tagesstruktur fest, was geplant ist – von der Morgenroutine bis zur Nachtversorgung. Neu und besonders hilfreich ist dabei die Möglichkeit, dem Plan eine sogenannte Grundbotschaft voranzustellen.
Die Grundbotschaft ist eine kurze, prägnante Beschreibung des Bewohners – seiner Persönlichkeit, seiner Vorlieben und seiner pflegerischen Besonderheiten. Sie richtet sich an alle Mitarbeitenden, auch an Springkräfte oder neue Kollegen, die den Bewohner noch nicht kennen. Ein Satz wie „Herr M. ist sehr eigenständig und möchte morgens zuerst in Ruhe seinen Kaffee trinken, bevor er Unterstützung beim Waschen annimmt“ kann mehr leisten als drei Seiten Dokumentation.
Die Grundbotschaft ersetzt Routineprotokolle nicht vollständig – behandlungspflegerische Maßnahmen, Dekubitusprophylaxe und Betreuungsmaßnahmen nach §87b SGB XI müssen weiterhin abgezeichnet werden. Aber sie schafft einen gemeinsamen Kontext, der die Pflege spürbar menschlicher und effizienter macht.
Für Pflegefachkräfte, die neu in einer Einrichtung beginnen und sich schnell einen Überblick über die Dokumentationsanforderungen verschaffen möchten, ist auch unser Crashkurs Pflegeplanung ein hilfreicher Einstieg.
Was hat sich seit der Einführung verändert – und was bedeutet das heute?
Das Strukturmodell ist keine neue Erfindung mehr. Seine Einführung begann bereits 2014 als Pilotprojekt und wurde seither bundesweit ausgerollt. In der Praxis zeigt sich: Die Entbürokratisierung funktioniert, aber sie setzt voraus, dass Einrichtungen das System konsequent und richtig umsetzen. Wer weiter wie früher dokumentiert und die SIS nur als zusätzliches Formular versteht, hat nichts gewonnen.
Mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) 2019 wurde die Qualitätssicherung neu geregelt. Seitdem orientiert sich der Medizinische Dienst bei Prüfungen stärker an tatsächlichen Versorgungsergebnissen statt an reiner Dokumentationsmenge. Das Strukturmodell mit der SIS passt gut zu diesem Paradigmenwechsel – weil es nicht auf Vollständigkeit um jeden Preis setzt, sondern auf fachlich begründete Dokumentation.
Seit 2024 wird zudem die Personalbemessung in vollstationären Einrichtungen reformiert. Die neue Zuordnung zu Qualifikationsniveaus (QN 1 bis QN 5) macht deutlich, welche Aufgaben welchem Fachpersonal zugeordnet sind – ein Aspekt, der auch bei der Maßnahmenplanung in der SIS zunehmend eine Rolle spielt. Mehr zu Pflegestandards, die in der Praxis wirklich eine Rolle spielen, finden Sie in unserem Überblick zu den Expertenstandards in der Pflege.
SIS Pflege und Stellenwechsel: Was Pflegefachkräfte wissen sollten
Wer als Pflegefachkraft die Einrichtung wechselt, wird fast überall mit der SIS konfrontiert – auch wenn die konkrete Umsetzung von Einrichtung zu Einrichtung sehr unterschiedlich aussehen kann. Manche Häuser arbeiten noch mit Papierformularen, andere nutzen digitale Dokumentationssysteme, in denen die SIS bereits integriert ist.
Wichtig zu wissen: Die SIS ist keine Frage des persönlichen Dokumentationsstils, sondern ein einheitliches Verfahren, das Pflegefachkräften Handlungssicherheit gibt. Wer einmal verstanden hat, nach welcher Logik SIS, Maßnahmenplan, Berichteblatt und Evaluation zusammenwirken, findet sich in jeder Einrichtung schnell zurecht – unabhängig davon, welches Softwaresystem verwendet wird.
In Einrichtungen, die das Strukturmodell wirklich leben, bleibt am Ende des Tages spürbar mehr Zeit für das, wofür Pflegefachkräfte ausgebildet wurden: für den Menschen. Falls Sie gerade über einen Wechsel nachdenken und sich fragen, wie eine solche Stelle konkret aussehen könnte – wir bei SCORE Personal vermitteln bundesweit in Festanstellungen und kennen viele Einrichtungen persönlich.
Was genau ist die SIS in der Pflege und wozu dient sie?
Die SIS – Strukturierte Informationssammlung – ist das erste und zentrale Element des Strukturmodells zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation. Sie wird als Einstiegsgespräch mit dem Bewohner oder Pflegebedürftigen geführt und erfasst sowohl dessen eigene Sichtweise als auch die fachliche Einschätzung der Pflegefachkraft. Grundlage sind sechs definierte Themenfelder sowie eine Risikomatrix für pflegesensitive Risiken wie Sturz, Dekubitus oder Schmerz. Ziel ist es, auf Basis dieser Informationen eine individuelle und ressourcenorientierte Maßnahmenplanung zu entwickeln – ohne unnötige Doppeldokumentation.
Was ist der Unterschied zwischen SIS und Strukturmodell?
Das Strukturmodell ist das übergeordnete System, die SIS ist ein Teil davon. Das Strukturmodell besteht aus vier Elementen: der SIS (Element 1), dem individuellen Maßnahmenplan (Element 2), dem Berichteblatt (Element 3) und der Evaluation (Element 4). Nur im Zusammenspiel aller vier Elemente entfaltet das Strukturmodell seine entbürokratisierende Wirkung. Wer nur die SIS einführt, ohne die weiteren Elemente zu verändern, wird kaum eine spürbare Entlastung erzielen.
Ist das Strukturmodell mit der SIS bei MDK-Prüfungen anerkannt?
Ja. Der Medizinische Dienst erkennt das Strukturmodell als Referenzrahmen für die Pflegedokumentation in der Langzeitpflege ausdrücklich an. Das bedeutet: Eine nach dem Strukturmodell geführte Dokumentation steht nicht im Widerspruch zu den Prüfkriterien. Pflegeeinrichtungen müssen keine vollständigen klassischen Pflegeplanungen mehr vorhalten, wenn sie konsequent nach dem Strukturmodell arbeiten. Aktuelle Hinweise zur Umsetzung stellt der MD-Bund gemeinsam mit der Plattform ein-STEP.de zur Verfügung.
Für welche Pflegebereiche gilt die SIS, und gibt es Unterschiede?
Das Strukturmodell mit der SIS ist für verschiedene Pflegesettings entwickelt worden und liegt in jeweils eigenen Versionen vor: für die vollstationäre Pflege, die ambulante Pflege sowie für Tages- und Kurzzeitpflege. Die inhaltliche Logik ist überall gleich, die Formulare und Themenfelder unterscheiden sich jedoch in Details – etwa beim Thema Haushaltsführung, das in der ambulanten Pflege eine größere Rolle spielt. Alle aktuellen Vorlagen und Hinweise zur Umsetzung sind kostenlos über die offizielle Plattform ein-STEP.de abrufbar.