Gerade, wenn es auf dem Wohnbereich mal wieder drunter und drüber geht, werden Pflegekräfte, ohnehin schon im Dauerstress, seitens der Angehörigen oder durch Ärzte gefragt: „Wie ist denn eigentlich Euer Pflegeschlüssel in der Altenpflege?“ Leider kennen nur sehr wenige den hausinternen Pflegeschlüssel, oder Personalschlüssel. Und noch weniger Pflegekräfte wissen, dass sich die Berechnung seit dem 1. Juli 2023 grundlegend geändert hat. Mit dem neuen Personalbemessungsverfahren PeBeM nach § 113c SGB XI gilt erstmals ein bundeseinheitliches System. Wir erklären, wie der Pflegeschlüssel früher berechnet wurde, was PeBeM konkret ändert – und was das für Ihren Arbeitsalltag als Pflegefachkraft bedeutet.
Pflegeschlüssel und Personalschlüssel – was der Begriff bedeutet
Pflegeschlüssel und Personalschlüssel werden als Synonym verwendet und zeigen das Verhältnis von Bewohnerzahl zu Pflegepersonal auf. Der Personalschlüssel Altenpflege stellt in der stationären Pflege das Verhältnis zwischen Pflegekräften und zu Pflegenden dar. Er legt fest, wie viele Vollzeitstellen eine Einrichtung für die Versorgung ihrer Bewohner beschäftigen darf – finanziert über die Pflegesätze, die mit den Kostenträgern verhandelt werden. Der Pflegeschlüssel ist damit die Grundlage jeder Personalplanung im Pflegeheim, betrifft aber genauso unmittelbar die tägliche Arbeitsbelastung auf dem Wohnbereich: Reicht das Personal für die vorhandenen Bewohner, oder wird an allen Ecken improvisiert?
Wichtig zu wissen: Der Pflegeschlüssel war schon vor 2023 nicht bundesweit einheitlich geregelt, sondern Ländersache. Es gab und gibt zum Teil gravierende Abweichungen zwischen den Bundesländern. Die folgenden Beispielrechnungen sind daher immer als Orientierung zu verstehen, nicht als bundesweit gültige Norm.
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Die große Umstellung 2023: Vom Pflegeschlüssel zu PeBeM
Bis 2023 verhandelte jedes Bundesland seinen eigenen Pflegeschlüssel individuell mit den Trägern der Pflegeeinrichtungen – etwa mit Caritas, Diakonie oder dem Deutschen Roten Kreuz. Das führte zu teils erheblichen Unterschieden: Ein Pflegeheim in Bayern rechnete anders als eines in Sachsen oder Brandenburg, obwohl die Bewohnerstruktur vergleichbar war. Mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung der Gesundheitsversorgung (GVWG) wurde zum 1. Juli 2023 erstmals ein bundeseinheitliches Personalbemessungsverfahren eingeführt: PeBeM, das Personalbemessungsverfahren nach § 113c SGB XI.
Ziel des neuen Verfahrens war es, den tatsächlichen Pflegebedarf realistischer abzubilden und mehr Personal in die Fläche zu bringen – insbesondere durch den gezielten Einsatz von Assistenz- und Hilfskräften neben den examinierten Pflegefachkräften. Vollstationäre Pflegeeinrichtungen sind seither verpflichtet, ihren Personalbedarf nach diesem neuen Verfahren zu ermitteln und schrittweise umzusetzen. Der alte, rein pflegegradbasierte Pflegeschlüssel ist damit für die vollstationäre Pflege rechtlich abgelöst – auch wenn viele Einrichtungen und Fachkräfte im Alltag noch mit den alten Begriffen arbeiten.
So funktionierte der Pflegeschlüssel früher – die Pflegegrad-Formel 2017
Um zu verstehen, was sich mit PeBeM geändert hat, lohnt sich ein Blick auf die alte Systematik. Mit Umsetzung der Pflegestärkungsgesetze und der Einführung der Pflegegrade musste seinerzeit auch der Personalschlüssel angepasst werden. Das funktionierte im Kern wie vorher, nur dass anstelle der drei Pflegestufen nun fünf Pflegegrade traten. Dabei galt ein einfaches Prinzip: Je höher der Pflegegrad, desto geringer die Anzahl der Bewohner, um die sich eine einzelne Pflegekraft kümmern musste.
Am Beispiel Nordrhein-Westfalen bedeutete das ganz pragmatisch: Für 8 Bewohner mit Pflegegrad 1 konnte 1,0 Pflegekraft eingestellt werden. Bei Pflegegrad 5 dagegen stand bereits 1,0 Pflegekraft für nur 2 Bewohner zur Verfügung. Aus diesem Verhältnis ließ sich für jeden Pflegegrad der jeweilige Personalschlüssel ableiten.
In der Praxis rechnete sich das so: Für einen Wohnbereich mit 30 Bewohnern, deren Pflegegrade sich auf die fünf Stufen verteilten, ergab die Formel rund 11,78 Vollzeitstellen (VK). Wichtig dabei: Es handelte sich um die Bruttoarbeitszeit, also inklusive Urlaub, Krankheit und Fortbildungszeiten – die tatsächlich am Bewohner verfügbare Nettoarbeitszeit lag entsprechend niedriger. Je nach Bundesland, etwa in Bayern, waren zusätzlich die Pflegedienstleitung und der Soziale Dienst anteilig in diese Berechnung einzubeziehen, geregelt in den jeweiligen Rahmenverträgen nach § 75 SGB XI auf Landesebene. Auch externe Dienstleistungen, etwa wenn Medikamente durch eine Apotheke verblistert wurden, wurden anteilig auf den Personalschlüssel umgerechnet.
PeBeM konkret: Qualifikationsniveaus statt reiner Pflegegrad-Formel
PeBeM rechnet nicht mehr nur mit dem Pflegegrad, sondern zusätzlich mit der Qualifikation des eingesetzten Personals. Statt der bisherigen groben Unterscheidung zwischen Pflegefachkraft und Pflegehelfer gibt es nun drei Qualifikationsniveaus:
- QN1: Hilfskräfte ohne einschlägige pflegerische Ausbildung
- QN2: Assistenz- und Helferkräfte mit ein- bis zweijähriger Ausbildung
- QN3: Examinierte Pflegefachkräfte mit dreijähriger Ausbildung
Für jeden Pflegegrad legt das Verfahren fest, wie viel Personalzeit auf welchem Qualifikationsniveau einzuplanen ist. Bei Pflegegrad 5, dem höchsten Pflegebedarf, kann eine Einrichtung beispielsweise rund 0,38 Vollzeitstellen einer Pflegefachkraft pro Bewohner ansetzen – deutlich mehr als bei niedrigeren Pflegegraden. Gleichzeitig steigt aber auch der Anteil an QN1- und QN2-Kräften, die bestimmte Aufgaben in der Grundpflege und Betreuung übernehmen dürfen.
Die praktische Folge: Assistenzkräfte übernehmen heute planmäßig mehr Aufgaben, die früher ausschließlich examinierten Kräften vorbehalten waren. Der reine Fachkräfteanteil einer Einrichtung sinkt dadurch rechnerisch, ohne dass automatisch weniger Fachwissen am Bewohner ankommt – vorausgesetzt, die Aufgabenverteilung wird in der Praxis auch sauber umgesetzt und nicht nur auf dem Papier abgebildet.
Übergangsregelungen: Wie schnell mussten Einrichtungen umstellen?
PeBeM wurde nicht von einem Tag auf den anderen scharf gestellt. Einrichtungen erhielten Übergangsfristen, um die neuen Personalanhaltswerte schrittweise umzusetzen und die zusätzlichen Assistenzkräfte zu gewinnen. Der Paritätische Wohlfahrtsverband und andere Fachverbände wiesen dabei früh auf ein Problem hin, das bis heute nachwirkt: Es mussten bundesweit viele zusätzliche Pflegehilfskräfte mit staatlich anerkannter Ausbildung gefunden werden – in einem Arbeitsmarkt, der ohnehin unter Fachkräftemangel leidet. Einrichtungen setzen deshalb verstärkt auf interne Qualifizierung: Bereits tätige Hilfskräfte werden zu einer Assistenzausbildung motiviert, teils gefördert über Programme des Bundesministeriums für Gesundheit.
Für Sie als Pflegefachkraft bedeutet das: Wenn Ihre Einrichtung noch nicht vollständig auf die neuen Personalanhaltswerte umgestellt hat, ist das kein Ausnahmefall, sondern in vielen Häusern aktuell noch Praxis. Ein Blick auf den tatsächlich besetzten Stellenplan sagt oft mehr aus als der theoretische Anspruch nach PeBeM.
Was der neue Pflegeschlüssel für Sie im Arbeitsalltag bedeutet
Für Pflegefachkräfte verschiebt sich mit PeBeM vor allem die Zusammensetzung des Teams auf dem Wohnbereich. Wo früher überwiegend examinierte Kräfte und einfache Helfer nebeneinander arbeiteten, kommen nun gezielt ausgebildete Assistenzkräfte dazwischen. Das kann Fachkräfte spürbar entlasten, wenn die Einrichtung die zusätzlichen Stellen tatsächlich besetzt und die Aufgaben klar abgrenzt – etwa bei der Grundpflege, der Begleitung bei Mahlzeiten oder einfachen Dokumentationsaufgaben. Bleibt die Umsetzung dagegen auf dem Papier, ändert sich am gefühlten Pflegeschlüssel im Alltag wenig, auch wenn die Einrichtung formal PeBeM-konform aufgestellt ist.
Nach wie vor gilt außerdem: Belegungsquote und die Verteilung der Pflegegrade in der Einrichtung bestimmen, wie viel Personal tatsächlich finanziert wird. Steht heute noch eine Auslastung von 100 Prozent, kann sich das durch den Auszug oder Tod eines Bewohners mit hohem Pflegegrad schnell ändern. Ein zuverlässiges Pflegegradmanagement bleibt daher auch unter PeBeM ein wichtiger Hebel: Als Pflegefachkraft können Sie mit einer sorgfältigen Einschätzung und rechtzeitigen Höherstufung dazu beitragen, dass der Pflegegrad eines Bewohners realistisch abgebildet wird – und damit auch die Personalausstattung Ihrer Einrichtung.
Fazit zum Pflegeschlüssel und PeBeM
- Der Pflegeschlüssel zeigt das Verhältnis der Bewohnerzahl zur Zahl der Pflegekräfte in einer Einrichtung
- Seit dem 1. Juli 2023 gilt mit PeBeM (§ 113c SGB XI) erstmals ein bundeseinheitliches Personalbemessungsverfahren für die vollstationäre Pflege
- PeBeM unterscheidet drei Qualifikationsniveaus (QN1 bis QN3) statt nur Fachkraft und Helfer wie früher
- Übergangsfristen sorgen dafür, dass viele Einrichtungen die neuen Personalanhaltswerte noch schrittweise umsetzen
- Belegung und Pflegegradmix bestimmen weiterhin maßgeblich, wie viel Personal eine Einrichtung tatsächlich finanziert bekommt
- Ein gutes Pflegegradmanagement kann dazu beitragen, dass sich der Pflegeschlüssel einer Einrichtung positiv entwickelt
Für Pflege, die zählt: SCORE Personal begleitet Sie persönlich in Ihre Festanstellung als Pflegefachkraft (m/w/d), in der Ihre Fachkompetenz den Unterschied macht.
Was ist der Unterschied zwischen Pflegeschlüssel und PeBeM?
Der Pflegeschlüssel ist der übergeordnete Begriff für das Verhältnis von Personal zu Bewohnern. PeBeM ist das seit Juli 2023 bundesweit geltende Verfahren, mit dem dieses Verhältnis nun einheitlich berechnet wird – differenziert nach Pflegegrad und Qualifikationsniveau des Personals.
Gilt PeBeM für alle Pflegeeinrichtungen?
PeBeM gilt für vollstationäre Pflegeeinrichtungen. Für die ambulante Pflege gibt es keinen festen Pflegeschlüssel, dort richtet sich der Personaleinsatz nach dem individuellen Kundenstamm und den vereinbarten Pflegezeiten je Einsatz.
Wie wirkt sich PeBeM auf die Zahl der Fachkräfte aus?
Da PeBeM auch Assistenzkräfte mit ein- bis zweijähriger Ausbildung einplant, sinkt der reine Fachkraftanteil rechnerisch in vielen Einrichtungen. Das entlastet Fachkräfte im Alltag nur dann spürbar, wenn die zusätzlichen Stellen auch tatsächlich besetzt sind und nicht nur formal ausgewiesen werden.
Haben alle Einrichtungen PeBeM schon vollständig umgesetzt?
Nein. Wegen Übergangsfristen und dem Mangel an ausgebildeten Assistenzkräften setzen viele Einrichtungen die neuen Personalanhaltswerte noch schrittweise um. Ein Blick auf den tatsächlich besetzten Stellenplan verrät oft mehr über die reale Personalsituation als der theoretische PeBeM-Anspruch.